Digitale intake (online voorbereiding)

Eisen en uitgangspunten voor aanbieden digitale intake

Voor de digitale intake binnen het bevolkingsonderzoek darmkanker, gelden een aantal uitgangspunten. De belangrijkste inhoudelijk punten zijn:

Uitgangspunten voor digitale intakes

• De digitale intake voor het bevolkingsonderzoek darmkanker bestaat uit: een online voorlichting in de vorm van een film of animatie, gecombineerd met een online vragenlijst;
• Centra bepalen zelf of ze een digitale intake aanbieden, het is geen verplichting;
• Cliënten kunnen kiezen of ze een fysieke of digitale intake willen, een digitale intake is geen recht;
• Met de uitslagbrief krijgen cliënten standaard een afspraak voor een fysieke intake. De cliënt kan deze afspraak via BVO NL omzetten naar een digitale intake. Daarbij kiest de cliënt ook zelf de intakelocatie.

Een digitale intake moet voldoen aan een aantal eisen voor het proces en voor de inhoud van de intake.  
Welke tool wordt gebruikt, bepaalt de intakelocatie zelf. De gekozen intaketool moet wel aan de eisen voldoen.

Eisen aan het proces bij de intakelocatie

1. De locatie heeft een werkwijze die het mogelijk maakt om onderscheid te maken tussen cliënten met een digitale intake en cliënten met een fysieke intake;
2. De locatie checkt of de juiste cliënt voor een digitale intake wordt uitgenodigd;
3. De cliënt deelt voor de digitale intake diens mailadres en telefoonnummer. De locatie mag deze contactgegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de digitale intake;
4. De cliënt krijgt binnen 2 werkdagen na het versturen van de digitale vragenlijst een ontvangstbevestiging;
5. Voor het beantwoorden van eventuele vragen is er binnen 2 werkdagen (na afronding van de digitale intake) een mogelijkheid voor telefonisch contact tussen de cliënt en een intakeverpleegkundige;
6. De cliënt hoort binnen 5 werkdagen (na afronding van de digitale intake) of er alsnog een fysieke intake moet plaatsvinden. Is een fysieke intake niet nodig, dan krijgt de cliënt een afspraak voor een coloscopie (mits de cliënt tijdens de intake toestemming heeft gegeven voor een coloscopie);
7. De locatie verwijdert de gegevens van cliënten die geen gebruik maken van de intakeafspraak uit de omgeving voor de digitale intake.

Eisen aan de inhoud van de digitale intake (DI)

1. Tijdens de intake komen in ieder geval de onderwerpen aan bod die in bijlage 5 van het ‘Protocol voor de toelating en auditing van coloscopiecentra en endoscopisten’ staan.
   Ook is er aandacht voor informed consent: heeft de cliënt de informatie begrepen en op basis daarvan een goed geïnformeerde keuze kunnen maken?
2. Voor de bevolkingsonderzoekspecifieke onderwerpen ‘angstreductie’ en ‘intervalcarcinomen’ is minimaal datgene verwerkt wat er in het aangeleverde script van BVO NL staat;
3. Aan het begin van de digitale intake hoort de cliënt dat het centrum of ziekenhuis binnen 5 werkdagen na het afronden en versturen van de vragenlijst contact met hen opneemt. Bij de afronding krijgt de cliënt de vraag of die nog behoefte heeft aan telefonisch contact;
4. De informatie in de digitale intake wordt aangeboden op taalniveau B1;
5. De informatiefilmpjes uit de digitale intake blijven tot ten minste 30 dagen na de coloscopie beschikbaar voor de cliënt;
6. De digitale intake moet zonder problemen op verschillende apparaten uitgevoerd kunnen worden, zoals een desktopcomputer, laptop, tablet of telefoon (responsive design);
7. De locatie voert de digitale intake uit binnen een omgeving die aantoonbaar voldoet aan de kaders uit NEN7510 en/of ISO27001;
8. Een locatie kan een externe tool gebruiken voor de digitale intake (buiten het reguliere EPD). Is dit het geval, dan maakt de locatie goede afspraken met de leverancier van de tool over het verwerken en beschermen van gegevens volgens AVG;
9. De digitale intake krijgt bij voorkeur vorm binnen de ‘Mijn omgeving’ van de intakelocatie of het coloscopiecentrum. In ieder geval is voor toegang tot de digitale intake een inlog met tweefactorauthenticatie ingebouwd.

U wilt een digitale intake aanbieden

U kunt uw intakelocatie aanmelden voor de digitale intake binnen het bevolkingsonderzoek darmkanker. Stuur daarvoor een mail naar Esther Backus (esther.backus@bevolkingsonderzoeknederland.nl). U ontvangt dan het script voor angstreductie en intervalcarcinomen, zodat u dit kunt verwerken in de digitale intake.

Als uw locatie voldoet aan de eisen, volgt er een toets door BVO NL. Na akkoord mag u de digitale intake uitvoeren. U kunt dit aan cliënten aanbieden als alle aanpassingen in ScreenIT zijn doorgevoerd. Naar verwachting is dit medio juni 2026.